Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest operator serwisu EquiProof. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail kontakt@equiproof.pl. Administrator odpowiada za bezpieczeństwo przetwarzanych danych i realizację praw osób, których dane dotyczą.

2. Inspektor ochrony danych

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw. Kontakt jest dostępny pod tym samym adresem e-mail.

3. Zakres i cele przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do:

• prowadzenia międzynarodowego rejestru instruktorów i weryfikacji ich kwalifikacji,
• realizacji usług dostępnych przez formularze zgłoszeniowe i aplikacyjne,
• komunikacji z użytkownikami, w tym wysyłania powiadomień e-mail, SMS oraz przypomnień o ważności dokumentów,
• obsługi płatności, wystawiania faktur, rozliczania prowizji oraz wypłat dla firm partnerskich,
• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, zapobiegania oszustwom i nadużyciom,
• wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym podatkowych i rachunkowych,
• prowadzenia statystyk i analiz w celu poprawy funkcjonalności Serwisu.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności:

• zgodę osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• konieczność wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• obowiązek wynikający z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• uzasadniony interes administratora, polegający m.in. na zapewnieniu bezpieczeństwa, obsługą reklamacji oraz dochodzeniem roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Kategorie danych osobowych

W zależności od korzystanych funkcjonalności gromadzimy następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, pseudonim, zdjęcie profilowe,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane firmowe: nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, strona WWW,
• dane kwalifikacyjne: dyplomy, certyfikaty, licencje, dokumenty potwierdzające uprawnienia,
• dane finansowe: numer konta bankowego, historia płatności, faktury,
• dane logistyczne: adres IP, dane o przeglądarce, urządzeniu, systemie operacyjnym oraz aktywności w Serwisie,
• dane marketingowe: preferencje komunikacyjne, historia zgód na kontakt marketingowy.

6. Ciasteczka i podobne technologie

Serwis wykorzystuje ciasteczka (cookies) oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, utrzymania sesji użytkownika, zapamiętywania preferencji oraz, za zgodą użytkownika, prowadzenia statystyk i działań marketingowych. Wyróżniamy:

• niezbędne — wymagane do działania Serwisu i uwierzytelniania,
• funkcjonalne — umożliwiające zapamiętanie ustawień i preferencji,
• analityczne — pozwalające analizować ruch i sposób korzystania ze strony,
• marketingowe — wykorzystywane do personalizacji treści i reklam.

Użytkownik może zarządzać ciasteczkami poprzez ustawienia przeglądarki internetowej lub panel preferencji dostępny w Serwisie. Ograniczenie ciasteczek niezbędnych może wpłynąć na dostępność niektórych funkcji.

7. Logi serwera i dane techniczne

Podczas korzystania z Serwisu automatycznie rejestrowane mogą być takie informacje jak: data i godzina żądania, adres IP, typ przeglądarki, adres URL strony odsyłającej oraz informacje o błędach. Dane te wykorzystujemy wyłącznie do celów technicznych, diagnostycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa.

8. Odbiorcy danych i powierzenie przetwarzania

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom zewnętrznym wspierającym działalność Administratora na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych. Są to m.in.:

• dostawcy usług hostingowych i chmurowych,
• operatorzy płatności elektronicznych,
• podmioty świadczące usługi mailingowe, SMS i komunikacyjne,
• biura księgowe i podatkowe,
• podmioty świadczące wsparcie techniczne i analityczne,
• organy państwowe, gdy przekazanie danych wymagane jest prawem.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe przechowywane i przetwarzane są przede wszystkim na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku korzystania z usług podmiotów z państw trzecich, przekazywanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule ochrony danych lub inne mechanizmy dopuszczone przez RODO.

10. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa, w szczególności podatkowe i rachunkowe. Po upływie tego okresu dane są anonimizowane lub bezpiecznie usuwane, chyba że istnieje uzasadniony interes prawny w ich dalszym przechowywaniu.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• usunięcia danych w określonych sytuacjach,
• ograniczenia przetwarzania, gdy spełnione są przesłanki przewidziane prawem,
• przenoszenia danych do innego administratora,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, które wywołuje wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób na nie istotnie wpływa. Mechanizmy oceny wniosków wymagają czynnego udziału pracownika Administratora.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym szyfrowanie transmisji za pomocą protokołu SSL/TLS, hashowanie haseł, regularne aktualizacje oprogramowania, ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla uprawnionych osób oraz wdrożenie procedur tworzenia kopii zapasowych.

14. Naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może spowodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, poinformujemy osoby, których dane dotyczą, oraz właściwy organ nadzorczy, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z art. 33 i 34 RODO.

15. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce prywatności w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa lub funkcjonalności Serwisu. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez odpowiednią informację w Serwisie lub wiadomość e-mail z wyprzedzeniem.

16. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski i żądania dotyczące ochrony danych osobowych prosimy kierować na adres kontakt@equiproof.pl. Postaramy się odpowiedzieć w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym jednak niż miesiąc od otrzymania zgłoszenia.